秘書の仕事とは
仕事が円滑に進むようにサポートをするスペシャリスト
秘書が必要とされるのは、一般的な企業のトップ層のほか、大学教授や弁護士、国会議員秘書や地方公共団体役員など多忙を極める職業者です。
個人だけでなく、チームやグループ付の秘書もあります。
秘書の仕事の基本は、「特定の上司の仕事が円滑に進むよう、あらゆる側からサポートする」こと。サポートのために必要とされるすべてが秘書に求められる資質であり、業務内容となります。
具体的には、スケジュールの管理、電話応対、接客応対、文書作成・管理、出張の手配など。事務作業や交渉事など、秘書の仕事は多岐に渡ります。
また、上司が気持よく仕事ができるように場面や体調にあわせた飲み物を用意したり、室温に気を配りインテリアなど部屋の環境を整えることなども大切な仕事です。
家族や社員に対する贈答品の準備や祝電、弔電の手配など、プライベートに近い交際業務を頼まれることもあるでしょう。
仕事を頼まれてから動くのでは遅い場合も多く、必要な資料を事前に作成しておいたり、あらかじめ各種手配を進めておいたりと、動きを予測していかに上司の業務を滞りなく進めることができるかが、秘書の腕の見せどころともいえます。
秘書の仕事は「これ」という一つの枠に収まりきることがないので、その分幅広い能力が必要とされる職業であり非常にやりがいのある仕事です。
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